ReadyPlanet.com
dot
dot
dot
dot
dot
dot
dot
dot
dot




การติอต่อสื่อสารเพื่อการประสานงาน

       การติดต่อสื่อสาร

      เพื่อการประสานงาน         

 ความหมายของการประสานงาน

             การจัดระเบียบวิธีการทำงานเพื่อให้งานและเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆ ร่วมมือปฎิบัติงานเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน  เพื่อลดข้อ

ขัดแย้ง และทำให้งานดำเนินไปได้อย่างราบรื่นสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และนโยบายขององค์การ

             เป็นการจัดให้คนในองค์การทำงานให้สัมพันธ์สอดคล้องกัน โดยจะต้องตระหนักถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ วัตถุประสงคฺ์

เป้าหมายและมาตราฐานการปฏิบัติขององค์การเป็นหลัก

             การจัดระเบียบวิธีการทำงาน เพื่อให้งานและเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆ ร่วมมือปฏิบัติงานเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน ไม่ทำให้งาน

ซ้ำซ้อน ขัดแย้งกัน หรือเหลื่อมล้ำกัน ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และนโยบายของ

องค์กรนั้นอย่างสมาณฉันทฺ์และมีประสิทธิภาพ

             การติดต่อสื่อสารให้เกิดความคิดความเข้าใจในการร่วมมือปฏิบัติงานให้สอดคล้องทั้งเวลา และกิจกรรมที่จะต้องกระทำ

ให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างสมานฉันท์เพื่อ ให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น ไม่เกิดการทำงานซ้ำซ้อน ขัดแย้ง หรือ เหลื่อมล้ำกัน

 

องคฺ์ประกอบของการประสานงาน

            1. ความร่วมมือ  จะต้องมีความเข้าใจหรือมีการตกลงร่วมกัน มีการระดมความคิด วิธีการ เทคนิค การจัดหาทรัพยากร

มาสนับสนุนการทำงานร่วมกัน

            2. จังหวะเวลา     ผู้ที่ปฏิบัติงานต้องมีความรับผิดชอบ ทำให้งานนั้นเป็นไปตามกำหนดเวลาที่ตกลงกัน ให้ตรงเวลา

            3. ความสอดคล้องกัน   จะต้องพิจารณาความพอเหมาะพอดี ไม่ทำงานซ้อนกัน เพื่อให้การบริหารงานประสบผลสำเร็จ

            4. ระบบการสื่อสารที่ตรงกันอย่างรวดเร็วและราบรื่น

            5. ผู้ประสานงานจะต้องสามารถทำให้ทุกฝ่ายเข้าร่วมทำงานอย่างมีจุดมุ่งหมายเดียวกัน ตามวัตถุประสงค์ของงานที่

กำหนดไว้

 

วัตถุประสงค์ของการประสานงาน

         1. เพื่อแจ้งให้ผู้ซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องทราบ

           2. เพื่อรักษาไว้ซึ่งความสัมพันธ์อันดี

           3. เพื่อขอคำยินยอมหรือความเห็นชอบ

           4. เพื่อขอความช่วยเหลือ

           5. เพื่อขจัดข้อขัดแย้งที่อาจมีขึ้น

           6. เพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย

           7. เพื่อให้งานมีคุณภาพตามมาตรฐานที่กำหนดไว้

 

ประโยชน์ของการประสานงาน

           1. ช่วยให้การทำงานบรรลุเป้าหมายได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว

           2. ช่วยประหยัดเวลา และ ทรัพยากรในการปฏิบัติงาน

           3. ช่วยให้ทุกฝายเข้าใจถึงนโยบาย และวัตถุประสงค์ขององค์การ

           4. ช่วยสร้างความสามัคคีและความเข้าใจในหมู่คณะ

           5. เสริมสรัางขวัญและกำลังใจของผู้ปฏิบัติงาน

           6. ลดอันตรายจากการทำงานให้น้อยลง

           7. ช่วยลดข้อขัดแย้งในการทำงาน

           8. ช่วยให้ปฏิบัติงานเป็นหมู่คณะ และ เพิ่มผลสำเร็จของงาน

           9. ช่วยเกิดความคิดใหม่ๆ และ ปรับปรุงอยู่เสมอ

           10. ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน

           11. การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

 

ประเภทของการประสานงาน หลายวิธีแตกต่างกันไป

           - การประสานงานอย่างเป็นทางการ และ ไม่เป็นทางการ

           - การประสานงานภายในองค์การ และ ภายนอกองค์การ

           - การประสานงานในแนวดิ่ง (Top - down Bottom - up) และ แนวราบ

 

           การประสานงาน เกี่ยวข้องกับปัจจัยดังนี้

           1. นโยบาย  ให้แต่ละหน่วยขององค์การต้องประสานนโยบายเพื่อบรรลุผลขององค์การ

           2. ใจ           สมาชิกในองค์การล้วนมีชีวิตจิตใจ ในการปฏิบัติงานร่วมกัน ย่อมต้องอาศัยความร่วมมือร่วมใจ ตลอดจน

                              ความจริงใจที่มีต่อกัน การประสานใจจึงเป็นภารกิจที่สำคัญยิ่ง

           3. แผน        องค์การจะกำหนดแผนงานและโครงการไว้ ผู้ปฏิบัติต้องประสานแผน ประสานโครงการที่เกี่ยวข้องด้วย

           4. งานที่รับผิดชอบ  งานย่อยๆในโครงการและนอกโครงการ ผู้ประสานงานต้องเตรียมประสานส่วนที่เกี่ยวข้องให้ลุล่วง

                              ไปด้วยดี

           5. คน          ในการปฏิบัติงาน ผู้ปฏิบัติต้องเกียวข้องกับคน  จึงต้องประสานคนทั้งในองค์การและนอกองค์การ

           6. ทรัพยากร อาคาร สถานที่ วัสดุอุปกรณ์ อาจต้องขอยืม ขอเบิก

           

           สิ่งสำคัญเบื้องต้นของการประสานงาน

           1. การจัดวางหน่วยงานที่ง่าย (Simplified Organization)

                1.1 การแบ่งแผนก

                1.2 การแบ่งแยกงานตามหน้าที่

                1.3 การจัดวางรูปงาน และ ระเบียบการที่ชัดเจน

           2. การมีโครงการ และ นโยบายอันสอดคล้องต้องกัน

           3. การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ทำไว้ดี

 

           เครื่องมือที่ช่วยในการติดต่อสื่อสาร

           1. แบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน (Working Paper)

           2. รายงานเป็นหนังสือ (Written Report)

           3. เครื่องมือ เช่น โทรศัพท์ คอมพิวเตอร์  FAX

           4. เหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ

           5. ประสานงานโดยวิธีการควบคุม

 

           การทำงานที่ต้องมีการประสานงาน       

           1. พยายามผูกมิตรในโอกาสแรก

           2. หลีกเลี่ยงการนินทาว่าร้ายหัวหน้างาน

           3. ไม่โยนความผิดไปให้ผู้อื่น

           4. สรรเสริญหัวหน้า คนงานอื่นๆ เมือเขาทำความดี

           5. ช่วยเหลือเมือมีเหตุฉุกเฉิน

           6. เมื่อมีงานเกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่น ควรแจ้งให้เขาทราบ

           7. รับฟังคำแนะนำ

           8. ความเห็นของคนอื่น แม้เราจะไม่เห็นด้วยก็ควรฟัง

 

          " จะประสานหน่วยงาน ต้องประสานคน          จะประสานคน  ต้องประสานใจ "

 

 

 

 







Copyright © 2011 All Rights Reserved.

ศูนย์ฝึกอบรมและพัฒนาทรัพยากรบุคคล บริหารโดย ร.อ.อนนท์ ตุลารักษ์
ที่อยู่ : 187/78 ม.5 อ.สัตหีบ
จังหวัด :ชลบุรี     รหัสไปรษณีย์ : ..............
เบอร์โทร :  081-663-7289 , 086-323-5273 , 080-516-8153     มือถือ :  ......................
อีเมล : mariner_activity@hotmail.com
เว็บไซต์ : www.sattahipactivity.com , www.marineractivity.com